Onlinerubriek : Wat zijn de juridische aspecten rond functioneringsgesprekken?

Door Asha Kalijan op 29-1-2013 10:54:57 (1665 gelezen)
Vraag
"Wij hebben een systeem opgezet van functionerings- en beoordelingsgesprekken. De systematiek is duidelijk, wat mij als directeur nog niet helemaal duidelijk is: wat zijn de juridisch aspecten betreffende het voeren en de verslaglegging rond functionering- en beoordelingsgesprekken? Zijn er bepaalde rechten en verplichtingen waar ik rekening mee moet houden?"



Antwoord
Dossieropbouw voor personeelszaken is een belangrijk en waardevol thema en het is inderdaad verstandig om na te gaan hoe zaken wettelijk geregeld zijn. Als de werkgever-werknemer relatie goed is, is er niets aan de hand. Als die relatie fout gaat, dan kan het goed fout gaan!

Sturingsinformatie
Los van de goede of slechte relaties tussen personeel en werkgever is dossieropbouw om een andere reden relevant. Vaak wordt informatie uit dossiers, met name uit functionerings- en beoordelingsgesprekken, niet optimaal gebruikt of benut. Als datgoed gebeurt heeft de HR-manager waardevolle (sturings)informatie beschikbaar voor de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers. Hij of zij kan zich bijvoorbeeld vragen stellen over hoe goed of slecht medewerkers functioneren, waar dat aan kan liggen en of er individueel of op afdelingsniveau ingegrepen moet worden. Daarmee heeft hij of zij ook kennis en informatie beschikbaar om mede sturing te geven aan een optimale organisatieontwikkeling.

Onderbouwen
Als op het gebied van personeel afspraken worden gemaakt en beslissingen worden genomen, dan dienen die met een goede onderbouwing in het dossier terecht te komen. Of het nu gaat om coachings- of opleidingsafspraken, verzuim of beloningsaspecten.Bij conflicten, gedwongen vertrek, wel of geen promotie is het relevant om een goede onderbouwing beschikbaar te hebben.

Richtlijnen en arbeidsrechtelijke regelingen
Soms zijn personeelszaken via het arbeidsrecht wel geregeld zijn en soms weer niet. Waar zaken niet wettelijk geregeld zijn, stellen overkoepelende organisaties voor personeelszaken vaak richtlijnen op, denk aan de ‘sollicitatiecode’. In de praktijk is het belangrijk om te weten of die richtlijnen er zijn, maar ook is het belangrijk om te bepalen hoe de eigen organisatie met dergelijke zaken om kan gaan in relatie tot het soort personeel (tijdelijk of vast personeel), omvang en leeftijd van de organisatie etcetera. Let ook op de wet bescherming persoonsgegevens.
Het consulteren van een arbeidsrechtdeskundige van tijd tot tijd is geen overbodige luxe, omdat ook het arbeidsrecht aan verandering onderhevig is.

Bewaringstermijn functionerings- beoordelingsgesprekken
Er is geen wettelijk bewaringstermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken, zover ik dat heb kunnen navragen.
Wel is het aan te raden om de verslagen van de gesprekken zo correct mogelijk op te bergen. Omdat een functioneringsgesprek gaat over de groei en ontwikkeling van medewerkers, is het gangbaar is dat die verslagen één jaar bewaard blijven. De situatie zal na een jaar toch veranderd zijn. Je zou dus het verslag jaarlijks kunnen vervangen. Zelf vind ik het belangrijk dat de relevante zaken wel adequaat zijn afgehandeld en de informatie uit het verslag goed gebruikt is.

Omdat er wettelijk geen termijn is voorgeschreven, zou ik afgaan op richtlijnen van overkoepelende personeelsorganisaties. Spreek hoe dan ook wel intern een bewaartermijn met elkaar af. Dat geldt ook voor andere documenten, gesprekken, verslagen. Het spreekt vanzelf dat een personeelsdossier vertrouwelijk bewaard en behandeld dient te worden.

Ten slotte. Zorg dat je bij twijfel juridisch zaken op het gebied van personeel voorlegt aan een arbeidsjurist. Regelgeving verandert weleens en een arbeidsjurist houdt dat bij.
Printvriendelijke pagina Stuur dit nieuwsbericht naar een kennis Creëer een PDF van dit artikel
Powered by XOOPS @ 2001-2016 The XOOPS Project Webdesign & beheer Siko Engels Mansolein.com